Hay diversos aparatos básicos en una sala de conferencias como las centralitas virtuales, mientras que otros pueden ser considerados opcionales. Lo importante es, en todo caso, contar con todo lo necesario para que la conferencia sea perfecta.
Uno de los apartados más importantes a tener en cuenta en las salas de conferencias es la ciberseguridad en la tecnología móvil, ya que esto será clave para comunicaciones más efectivas, seguras, con los datos bien protegidos y sin problemas añadidos. Para ello, son buenos los aparatos y centralitas virtuales en que la seguridad está garantizada. Solo en 2016, los ciberataques a móviles se incrementaron en un 33 %.
Centralitas virtuales
Las centralitas virtuales son, quizá, un básico en las salas de conferencias, ya que son centralitas en las que el operador de telefonía IP las aloja en la red para que todos los trabajadores o presentes en diferentes localizaciones puedan conectarse a la misma, facilitando la comunicación y permitiendo llevar las llamadas allá donde corresponda sin altos costes. Tienen muchas funcionalidades interesantes.
Las centralitas virtuales ofrecen una centralita única para la empresa sin grandes instalaciones. Así, todas las delegaciones y dependencias, incluso la sede de la empresa y sala de conferencias, tienen su propia solución. Las llamadas pueden ser centralizadas y distribuidas con mayor facilidad.
Teléfonos conferencia
Los teléfonos para audioconferencia son un elemento básico para poder hacer llamadas en grupo de alta calidad, haciendo que también las empresas puedan contactar con otras personas desde la distancia. Esto es imprescindible para ciertas reuniones o contactos, cuando estar presencialmente no es posible o es más viable hacerlo así.
Hay teléfonos para audioconferencia de alta calidad en muchos tipos y marcas, dependiendo del tamaño de la sala, número de participantes, si es solución inalámbrica o no, expansibles o no, con o sin pantalla... Los hay adaptados a las necesidades de cada negocio.
Sus principales características son alto rango de alcance, altavoces omnidireccionales, menor ruido, innovación constante, múltiples personas y muchas otras según el modelo.
Con respecto a los tipos de telefonos para conferencia, puede haber teléfonos analógicos de conferencias, teléfonos de conferencias para Microsoft, teléfonos de conferencia VoIP y muchas más soluciones relacionadas.
Un buen teléfono de audioconferencia permite que todas las personas se encuentren presentes en la sala incluso aunque alguien no pudiera desplazarse hasta allí. Elimina las confusiones, las barreras de comunicación y mejora la productividad, las llamadas pueden ser más cortas pero eficaces y amenas.
También son buenos los sistemas de videoconferencia a través de internet, con programas como Skype que suplen en cierto modo las ausencias.
Auriculares profesionales
Unos buenos auriculares profesionales son clave para las salas de reuniones porque son esenciales para conseguir una comunicación más eficiente. Hay incluso altavoces USB para proporcionar una mejor solución versátil para comunicaciones móviles.
Junto con unos buenos auriculares, los micrófonos de calidad también pueden ser importantes en sistemas de videoconferencia por ejemplo, ya que permiten que desde el otro lado se escuche mucho mejor favoreciendo la comunicación en la distancia.
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Pantallas y proyectores para presentaciones
También se recurre mucho a las pantallas y proyectores; son elementos muy utilizados en las presentaciones empresariales, sobre todo porque son un buen apoyo gráfico a lo que se está diciendo. Especialmente en las presentaciones de productos o proyectos, y prácticamente en cualquier evento se recurre a alguno de estos elementos.
Consideraciones finales
Independientemente de los equipos que se necesiten para la sala de conferencias, es importante que la seguridad de la empresa esté siempre a salvo. Por eso, los equipos deben ser seguros, de calidad y de confianza para una mejor y segura comunicación en las conferencias, entrevistas y reuniones empresariales.
Y tú, ¿cómo tienes preparada y equipada tu sala de conferencias? ¿Crees que le falta algo o ya tienes hasta habilitadas centralitas virtuales?