¿Por qué tener una grabadora de llamadas en una empresa?

La grabadora de llamadas es una de las bondades de los avances en las TICs (Tecnologías de la Información y de la Comunicación). El hecho de tener a disposición cualquier grabación permite una mejor comunicación entre usuario y empresa, y entre los propios miembros de la empresa.

A pesar de los nuevos métodos de comunicación como las redes sociales o los mensajes de texto, las llamadas son todavía muy valiosas. Estas permiten una mejor comprensión del mensaje, a la par que la voz aporta un matiz más cálido a una conversación sobre cualquier aspecto.

¿Es legal utilizar una grabadora de llamadas?

Sí. En España, la grabación de llamadas es totalmente legal siempre que seamos partícipes de ella. Así lo recogió una sentencia del Tribunal Constitucional en noviembre de 1984, sin que esto suponga ninguna coincidencia con el libro homónimo de George Orwell.

Sin embargo, hay que tener en cuenta la Ley Orgánica de Protección de Datos. Nuestra empresa siempre debe avisar del motivo de la llamada en caso de realizarla hacia nosotros. Será pertinente, además, inscribir nuestro fichero en la Agencia Española de Protección de Datos.

Nuestra empresa debe tener el consentimiento del usuario y de nuestro trabajador. Por ello, es obligado avisar de la grabación de la llamada; esta no se podrá llevar a cabo si el cliente rechaza ser grabado. Los trabajadores, por su parte, deben ser informados de que sus llamadas serán grabadas.

Los beneficios de la grabadora de llamadas

Uno de los principales cometidos de la grabación de llamadas es el hecho de contar con todos los detalles de una llamada. De esta manera, se puede evaluar la calidad y el rendimiento del servicio en el caso de poseer una central de llamadas. También puede ayudar a analizar el problema de un usuario para entregarle una solución.

Las centralitas que permiten la grabación de llamadas, a su misma vez, promueven una configuración totalmente personalizable para decidir qué extensiones y cuáles no requerirán que se grabe la llamada. Pero no solo se decide la extensión, también se puede configurar para grabar las llamadas salientes, las entrantes o ambas.

Pero no es la única ventaja de poseer este servicio. Los asuntos legales son otra de las vertientes a tener en cuenta en una empresa. Un cuerpo de seguridad del Estado o los tribunales de justicia pueden requerir algún tipo de información para resolver cualquier tipo de pleito.

Y no solo quedan aquí los asuntos legales. Si tenemos un acuerdo verbal con otra empresa para llevar a cabo un negocio, esta llamada servirá por su parte como soporte legal y contrato vinculante, evitando que se retracte o se eche hacia atrás.

Pero no solo será un soporte en cuanto a temas contractuales entre empresas. Aquellas empresas que tienen un servicio de venta telefónico también poseerán la grabación como prueba de que el cliente ha adquirido o se ha comprometido a hacerlo un producto.

Nuestra centralita no solo será capaz de guardar esas llamadas, sino que también creará un registro con los datos más relevantes de la llamada: duración, fecha u hora. Estos datos son imprescindibles para ser capaces de encontrar cualquier llamada.

Las llamadas grabadas serán siempre accesibles a nuestra empresa, en el caso de que estas sigan disponibles. En condiciones normales, para evitar que el servidor que almacene las llamadas se colapse o se llene, se borran cada cierto periodo de tiempo. Puede ir desde quince días hasta dos meses, por ejemplo.

Estos son los beneficios que promete usar una grabadora de llamadas. Un método sencillo y eficaz para solucionar cualquier problema, para evaluar y mejorar el servicio de atención al cliente o simplemente, para consultar cualquier detalle de una llamada anterior. 

¿A que esperas para incluir tu centralita con las mejores ventajas con las que puedas contar? ¡En Tecniphone estaremos encantados de poder asesorarte siempre en la mejor elección!